Destrucción segura de soportes y documentos de acuerdo a la normativa de protección de datos personales

En la legislación referente a protección de datos obliga, en ciertos casos, a la eliminación definitiva de la documentación que contiene información confidencial. ¿Esto qué quiere decir?, pues bien, uno de los aspectos importantes a tener en cuenta es que dichos documentos o los soportes en los cuales se almacena la información, no pueden ser arrojados directamente a la basura sino que se deberá destruir de un modo seguro y dentro del marco de la Ley.

Entre los motivos por los cuales se puede presentar la necesidad de destruir documentación nos encontramos:  archivos obsoletos, documentación prescrita, expurgo, por traslado de domicilio de la empresa, por cese de actividad o necesidades de espacio.

En qué soportes se puede encontrar la información confidencial

Aunque el soporte más común puede ser el papel y últimamente soportes informáticos (como discos duros, Memoria externas, Pendrive, etc…) nos podemos encontrar otro tipo de medios que deberemos ser conscientes de su eliminación de manera adecuada, entre esos soportes se pueden encontrar:

• Soporte textil, ropa de trabajo, uniformes
• Equipos informáticos como ordenadores, impresoras, material electrónico
• Pendrive, CD’s, cintas y discos duros
• Tarjetas de crédito
• Radiografías

Formas de destrucción documentos formato papel

En el caso de la destrucción de documentos y para cumplir la Ley en materia de Protección de Datos se puede realizar a través de las siguientes formas:

• Externalizando el servicio: subcontratando una empresa especializada en destrucción de papel
• Utilizando una trituradora de papel
• Incineración o quema del papel

En el caso de que la documentación no fuera eliminada de acuerdo a la legislación se podría producir una sanción económica o denuncia por parte de clientes, proveedores, empleados, competencia, etc…

Externalización y subcontratación de la destrucción de papel

En este caso será una empresa contratada para este servicio la que se encargará de la destrucción de la documentación. ¿Cómo se produce la entrega de dicha documentación? dependerá del volumen:

• Uno de los métodos que se pueden utilizar es a través de un contenedor de seguridad, que nos suministrará la empresa contratada, en la que se depositará la documentación susceptible de ser destruida. Este sistema se puede utilizar en el día a día de la empresa y se van introduciendo pequeñas cantidades de información a destruir. La empresa se pasará de forma periódica para su recogida.

• Si el volumen de información es mayor se puede utilizar palets, o cajas contenedoras que la empresa se encargará de recoger.

Una vez se haya definido el momento de la recogida, la empresa procederá al transporte de la misma, produciéndose la destrucción completa.

Garantías que debe presentar la empresa de destrucción de documentación

La empresa subcontratada deberá garantizar la seguridad de la documentación en su transporte, así como su posterior destrucción y sobre todo, la confidencialidad durante todo el proceso.

A través de la norma UNE-EN 15713-2010 se certifica que la empresa cumple la normativa legal y los requisitos para garantizar las buenas prácticas en materia de destrucción de material confidencial.

Qué nos debe ofrecer una empresa especializada en destrucción de documentación:

• Contrato de prestación de servicio donde se recogerá las condiciones en las que la empresa se compromete a realizar el servicio.
• Certificado de destrucción
• Tener en cuenta si la destrucción de la información se realizará en instalaciones propias y apropiadas
• A la hora de realizar el transporte si se cuenta con vehículos especializados y geolocalizados para la recogida y transporte seguro.
• Contar con personal propio cualificado
• Confidencialidad y seguridad
• Protocolos de actuación que garantizan la trazabilidad y seguridad de sus procesos de destrucción
• Posibilidad de destrucción “in situ” (en casa del cliente)
• El papel triturado será entregado a un gestor autorizado de residuos para su reciclaje.
• Certificado de Reciclaje.

Un punto importante a tener en cuenta es que el certificado de destrucción segura y confidencial, deberá constar los procedimientos o mecanismos adoptados y el momento en que se efectuó la destrucción definitiva.

Ventajas de la externalización del servicio de destrucción de documentos

• Transferencia de riesgos
• Ahorro de tiempo
• Garantías de cumplimiento legal
• Es limpio

Desventajas de la externalización de destrucción de documentos

• Hay que contar con el coste que tendrá la contratación de dicho servicio.

Entre los motivos que nos podemos encontrar para la destrucción de documentos se encuentran:

• Destrucción de documentos por seguridad

Para que dicha información no pueda llegar a manos de nuestra competencia o terceras empresas.

• Destrucción de documentos por cumplimiento de la ley

La ley establece que una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.

• Destrucción de documentos por motivos económicos

En este punto nos encontramos que por un lado los documentos ocupan espacio de almacenamiento y requiere de personal que se encargue de la gestión de dicha información, por lo cual deshacernos de estos documentos nos ayudará a rebajar nuestra factura. Y en cuanto a los motivos económicos de contar con una empresa especializada, hay que tener en cuenta que la destrucción de documentos triturados de forma individual es un proceso lento y costoso en cuanto a tiempo y recursos empleados.

• Destrucción de documentos por motivos medioambientales

En el caso de tratarse de soporte papel, hay que tener en cuenta que el reciclaje de cada tonelada de papel equivale a salvar 15 árboles.

Procedimientos seguros de destrucción de soportes magnéticos

En este caso se pueden tratar de equipos antiguos, ordenadores personales, destrucción de archivos que contengan información y que deberá ser eliminada de manera definitiva de manera que no pueda ser accesible. Entre los medios seguros que se pueden utilizar nos encontramos:

• Destrucción física mediante presión o perforación física del disco
• Degaussing: borrado de la información mediante aplicación de campos electromagnéticos
• DiskWiping: mecanismo de borrado físico de los datos empleando herramientas software adecuadas como: PGP Wipe, Eraser, SDelete.